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紹興藝術學校學生學籍管理工作流程

發布者: 網站管理員   發布時間: 2015-09-08

紹興藝術學校學生學籍管理工作流程

第一章 入學、注冊與繳納學費

一、入學

1、編班

每年新生開學前5-7個工作日內,教務科根據其在招生錄取時所掌握的學生生源地、錄取成績、擬報專業負責對新生編班,并將學生名冊下達各科。

2、報到

有錄取通知書的新生,持《錄取通知書》和《新生入學須知》中規定的有關證件(身份證、初中畢業證原件及復印件),到學校報到。

沒有錄取通知書(被遺失)的新生,先持有關證件到招生就業辦補辦錄取通知書,然后持《錄取通知書》和《新生入學須知》中規定的有關證件(身份證、初中畢業證原件及復印件),到學校報到。

3、專業分流

新生軍訓期間,由教務處組織相關教學科根據當年新生專業規模和結構情況,組織召開專業確定、分流動員會,平衡專業結構,合理分流。

4、入學資格審查

教務處完成報到學生入學資格的審核并予以登記;組織注冊,指導班主任建立學生學籍檔案。

5、體檢

新生軍訓期間,由學生處牽頭,醫務室聯系有關醫院,組織新生體檢。

二、注冊

1、新生注冊

新生注冊工作由教務處負責。教務處將審查合格的新生注冊數據(通過教務管理系統)、“新生注冊花名冊”二份(裝訂整齊,封皮加蓋校章)上報市教委。對無正當理由未按時繳納相關費用的學生,教務處暫緩辦理學籍注冊手續。

取得學籍的新生,由學生處統一辦理學生證。

2、肄業生注冊

在籍學生每學期注冊由教務處負責。每學期開學,在籍學生按報到日期持學生證及相關繳費單到所在班級報到,并由班主任統一將該班學生的學生證收齊交教務處加蓋“第**學年第**學期已注冊”字樣,以取得本學期的學習資格。

因故不能按期報到及注冊者,按以下程序履行請假手續:學生本人向教務處提出書面申請并填寫“暫緩注冊申請表”(一式三份),經學生家長簽字確認,班主任及教學科同意,報請教務處審核。教務處審核同意后,將“暫緩注冊申請表”送交有關科及學生本人。

因各種原因離校未獲批準復學者或按規定退學者不予注冊,不按學校規定繳納學費、或者不履行暫緩注冊手續、或者其他不符合注冊條件的不予注冊。

3、畢業生注冊

畢業生登記和注冊由教務處牽頭組織,具體見本工作流程第七章。

三、繳費與退費

1、每學期開學時,學生應當按學校規定的日期繳納規定的費用,然后持學生證和繳費憑證到所在班級辦理報到注冊手續。

2、學生因各種原因延長學習年限,在校期間應按規定繳納學費和其他費用。

3、轉專業學生一般應轉入同一年級,凡轉入低一年級的學生按當年教育成本另繳納一年培養費。

4、申請調整專業的學生在專業異動當年的學費采取就高不就低的原則,即不論學生是由學費高的專業轉向學費低的專業,還是由學費低的專業轉向學費高的專業,其當年的學費均按學費高的專業的標準收取。

5、學生復學時,按照轉入專業、班級收費標準繳納有關費用。

6、中途轉入學生的學費按其所選擇專業、學制全程收取。

7、家庭經濟特殊困難的學生,可以按照有關政策申請助學貸款或按照學校規定辦理學費緩交手續,緩交額度不大于年學費總額的一半,緩交時間為半年。

8、在校學生及畢業生欠交學費的追繳工作由財務牽頭組織,具體程序為:每學期開學四周內,財務將欠費學生名單交至學生處,班主任核對無誤后,財務出具“催繳學費通知書”,由學生處及班主任發文致信學生家長,催繳學費。畢業生畢業前必須交清所有學雜費。

9、學生連續一年無正當理由不繳納相關費用的,由學校責成其辦理休學手續。

10、自動退學學生當期學費不退,只根據結算退相應的雜費。

11、開除學籍或由學校勸退的學生,其當期學雜費按實結算。

第二章 考核與成績記載

一、考試、考查課程的確定及組織

1、學期課程考核由教務處組織,各教學科負責實施。考場布置、考核方式、考試具體方案由各教學科提出,并報教務處審核同意再實施。

2、學期課程考核教務處一般統一安排在學期中及期末兩周內進行,考查課程和體育課考核均應在此之前結束。不滿一學期或因特殊原因需提前考核的考試課程,在征得教務處同意后由各教學科自行安排。

二、學生考試資格的確認

平時成績(包括作業、實訓、實踐、識崗實習、跟崗實習、頂崗實習、課堂提問、平時測驗和技能訓練、學習態度等各種考核)不及格或單門課程缺課達1/3學時者,不準參加該課程期末考核,名單由任課教師提出,交學生所在教學科審定,報教務處備案。

三、緩考手續的辦理

1、學生因故不能按時參加課程考核時,必須事先持有關證明向所在科室申請緩考(因病須憑醫院病假單,課程考試后送交的申請或證明無效),科長簽署意見并報教務處批準后,方可緩考。獲準緩考者,可參加本課程下次的考試,緩考成績作正式成績記載,并注明“緩考”字樣。未經請假或請假未準擅自缺考的學生,按曠考論,成績以零分記,注明“曠考”字樣,并隨低一年級重修該門課程。

四、成績登錄及查詢

1、各門課程考試結束后,任課教師應在2天之內將班級成績冊(文字稿與電子稿各一份)交至科室長審核,科室長必須2天內落實相關任課教師將審核確定后的成績統一錄入學校教務“成績管理系統”中。

2、考試、考查成績一經評定,即不得更改,學生如對評分有疑問,可書面報告教學科,經科長簽字同意后,報教務處查詢。擅自更改原評定成績者,學生該門課程按考試作弊處理,教師按教學事故相應條例處理。

五、試讀

1、因課程成績不合格,已達到退學(勸退)條件的學生,一學年不及格課程累計超過4門,但尚未超過8門,如平時表現良好,未受任何處分,或受到記過及以下處分后取得科級及以上獎勵,可申請試讀一次,試讀期間無學籍:

1)申請試讀必須填寫“學生試讀申請表”,并簽署“試讀協議”。

2)試讀學生在試讀期滿累計不及格課程不超過4門者,可恢復學籍,否則,終止試讀協議,按退學(勸退)處理。

3)試讀時間限定為一學年或一學期。

4)試讀期間,受警告以上處分者,做退學(勸退)處理。

4、對學生的試讀的處理,由教務科、學生科審核,報學校主管經校領導班子討論決定批準后發文。

第三章 轉專業與轉學手續的辦理

一、轉專業

1、學校對學生轉專業的申請原則上每年受理一次,受理期限為每學年上學期放假前2周,在規定時間之外,一般不再辦理轉專業手續。

2、學生轉專業,按以下程序辦理有關手續:

1)學生本人書面申請,填寫“轉專業審批表”,交轉入科室審批。

2)學生向轉出科室提交“轉專業審批表”、個人申請書和家長同意書。

3)轉出科室簽字審批后,將有關材料報送教務處審批。

4)教務處審批同意后,將有關材料送交轉出、轉入科室,教務處備案存檔。

5)經學校批準轉專業的學生,均在新學期開學后到轉入科報到上課。教務科統一辦理該生的學籍、注冊等手續。

3、凡轉專業的學生,在學生到轉入科或新專業班報到前的所有考試及成績按原專業要求進行;轉專業后必須按照轉入專業教學計劃要求,修完規定的課程才能畢業。如果原專業已修必修課程要求不低于轉入專業,則成績有效,否則應重修;凡不符合轉入專業教學計劃要求的課程成績,可作為選修課成績記載。

二、轉學

1、學生轉學的手續,一般只在學期末進行。轉出轉入的學生,都應到教務處備案。

2、本校學生轉出,須由學生本人向教務處提出書面申請,并填報轉出申請表,經學生家長、班主任、教學科簽署意見,報教務處和分管領導批準。

3、外校轉學申請及審批流程

學生轉學應在當期學期結束后或新學期開學二周內進行。正常教學階段或學習未滿一學期和休學期間的學生原則上不予轉學。轉學由轉出學校通過學生管理系統發起轉學申請。具體流程(1)外校學生向學校提出轉入申請并遞交書面申請書。(責任科室:教務處)(2)學生處向申請轉入學生發放《德育鑒定表》,由申請學生返回原學校德育處進行德育鑒定蓋章后,并由學生處收回、審核,并提出審核意見。(責任科室:學生處)(3)教務處發放《紹興藝術學校學生申請轉學(入)審批表》,開始依次進行專業、文化的考核。(責任科室:教務處)(4)專業科對申請轉入學生進行專業素質考核,并提出審核意見。(責任科室:各專業科)(5)基礎科對申請轉入學生進行文化成績考核,并提出審核意見。(責任科室:基礎科)(6)教務處匯總考核成績,擬定當學期轉入學生名單,遞交校長辦公會議討論。(7)教務處根據校長辦公會議確定的試讀(1個月)學生名單,確定其來校報到日期,簽訂試讀協議并安排至相應班級,發放教材(如無多余教材,由申請轉入學生自行解決)。(8)試讀期滿,由學生處出具其試讀期間的表現并報校長辦公會議研究確定是否正式轉入。(9)教務處根據校長辦公會議確定的轉入學生名單辦理學籍轉入手續,學生提供先前學籍檔案,建立學籍。

上述轉學申請及審批流程工作事項其中某項考核審批不合格,即不再進入下一個工作流程。學校初三、高三年段原則上不接受轉入生申請。

第四章 休學與復學手續的辦理

一、休學

1、休學一般以一年為限,因病經學校批準,可連續休學兩年,累計不得超過兩年。

2、學生休學,按以下程序辦理有關手續:

1)學生本人向所在科提交休學申請書、家長同意書(因病休學的,還要提供學校指定醫院的有效疾病證明,送校醫務室審核并簽署意見),并填寫“休學審批表”。

2)教學科負責人簽署意見后,將有關材料送交教務處以及分管校長審批。

3)審批同意后,由教務處開具“學生離校手續單”(一式四份,一份交學生處,一份交學生所在教學科,一份交學生本人,一份由教務處留存),由班主任協助辦理離校手續(學校保留休學學生的學籍,休學期間學生的學生證留存在學生處,其它借書證等證件留存在教務處)。

4)學生持教務處開具的“休學證明”離校。

二、復學

學生復學按下列規定辦理:

1、學生休學期滿,于學期開學前4周內向所在學科提交復學申請及“休學證明”,填寫“復學審批表”。學科負責人簽署意見后,交教務處審批,開具“復學通知書”。學生持“復學通知書”向學生處、教務處取回證件,并辦理相關手續。開學后兩周內不來校辦理復學手續者,作自動退學處理。

2、因傷病休學的學生,申請復學時必須由學校指定醫院診斷,證明恢復健康,將病愈證明及“復學審批表”送校醫室審查,并簽署意見,經學校復查合格,方可復學。

第五章 退學手續的辦理

  1. 勸退處理

    對學生的退學處理,由教務處根據《學校學籍管理的有關規定》或學生處根據《學校學生管理有關規定》中的有關條例提出書面報告并附證明材料,報校領導班子研究決定后。由教務處或學生處向學生出示書面警示通知或退學決定書并送交本人,同時報市教育局備案。

    二、退學手續

    學生退學,按下列規定辦理:

    1、退學學生原則上應由家長陪同辦理有關手續。

    2、學生本人申請退學的,應向教務處提交退學申請書和家長同意書,填寫“退學審批表”,交其所在班級、教學科負責人簽署意見后,送交教務處、學生處以及分管校長審批。審批通過,由教務處開具“學生離校手續單”,按退學流程到各科、各部門辦理離校手續,然后持辦妥的“學生離校手續單”,向學生處退還學生證后,到教務處換取“退學證明”、“學生成績證明”及“肄業證書”(須學滿一學年以上)。

    3、由學校勸退的學生,持學校下發的退學決定書到教務處開具“學生離校手續單”,按退學流程到各科各部門辦理離校手續,然后持辦妥的“學生離校手續單”,向學生處退還學生證后,到教務處換取“退學證明”、“學生成績證明”及“肄業證書”(須學滿一學年以上)。

第六章 學籍異動管理

每學期末,教務處負責對全校學籍異動進行匯總,并將有關信息在校園網內公示、公開。

第七章 畢業證書、結業與肄業證書管理

一、畢業生資格審查

1、學校對學生的畢業資格審核工作,于每年4月份開始進行。

241日起,教務處發放《 畢業生資格審查表》,交財務負責核定畢業生繳費、欠費情況,財務接到表格后,于7個工作日內將審核結果反饋至教務處。

3415日起,教務科發放《 畢業生資格審查表》至各科室、班主任,由班主任負責對學生成績以及思想品德鑒定情況等進行審核。并與教務處發放的《畢業生資格審查表》核對,簽字無誤后,(如果查實有畢業生的名字在審查表中未列出或早已轉學、退學,需盡快與教務處聯系),將審查結果在5 15日前交回教務處,一并提供材料如下:①審查后填寫完整的《畢業生資格審查表》; ②畢業生登記表(按專業、按學號從小到大順序整理),數據與《畢業生資格審查表》中審查結果全部為“合格”的相同;③畢業生做證、畢業照工本費。

4、教務處負責對學生成績以及思想品德鑒定情況及《畢業生資格審查表》進行終審。經教務處審核后,在相應欄填中寫“合格”“不合格”等審核結果,并于收到數據后10個工作日內將審核結果反饋給相關科室及班主任。

5、教務處審核合格后,將畢業相關信息交至班主任,由學生在信息表上簽字確認后,按照教務處規定的統一要求組織填寫“畢業生登記表”;打印“畢業生花名冊”(帶畢業證書注冊號)和“畢業生成績單”整理整齊后交教務處。

6、教務處打印畢業證書,對通過畢業終審的學生的畢業證書加蓋學校鋼印、校長章,并在“畢業生登記表”“畢業生花名冊”“畢業生成績單”上加蓋教務處畢業審核專用章。“畢業生花名冊”“畢業生成績單”一份留存教務處,一份交存學校存檔。

7、教務處組織人員將蓋好學校公章的畢業生登記表、學籍卡、成績表裝入學生畢業檔案。

二、畢業證書發放

畢業證正常發放的程序是:61520日班主任到教務科領取畢業證書、畢業生檔案及畢業證書簽領表,由班主任負責將畢業證書、畢業生檔案發放給畢業生,并要求畢業生交回學生證,畢業生持身份證在簽領表上簽領。畢業證書、畢業生檔案發放完后,班主任應將簽領表、學生證交回教務科存檔。

欠交學費或因其他原因不能正常發放畢業證的學生,其畢業證和學生檔案由教務科暫扣,其戶口由學生科暫扣。欠費學生交清學費的,先到教務科填寫《畢業證及戶口緩發登記表》,到財務科蓋章證明,然后到學生科辦理戶口遷轉手續,到教務科領取畢業證和學生檔案。

畢業生正式離校前需辦完的手續有:

1、各班班主任到教務科領取《畢業班學生離校手續單》;

2、由班主任集中組織辦理《畢業生班學生離校手續單》中相關科室(教務科、教學科、總務科、學生科、圖書館)蓋章;

3、將完成手續單統一交教務科審核;

4、領取“畢業證”、畢業生檔案及派遣證。

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